Pernah membayangkan organisasi tanpa uang? Perlu diakui, uang bukan merupakan satu-satunya faktor input produktifitas sebuah organisasi, namun hanya salah satunya. Bukan ingin mengerdilkan faktor input produktifitas lainnya apalagi sekedar memperbandingkan dengan faktor input lainnya karena memang banyak sekali faktor-faktor input yang membuat sebuah organisasi menjadi produktif. Tentunya bukan hanya uang, dalam terminologi klasik, sebuah output, kuantitas atau produktifitas dipengaruhi setidaknya 2 faktor yakni kapital dan tenaga kerja (SDM). Uang hanya salah satu jenis kapital, dan kapital itu banyak macamnya seperti aset (tanah, secretariat (bangunan), insfrastruktur sarana dan prasarana), dan yang kita pikir sesuatu yang dianggap penting di dalam menciptakan produktifitas baik yang berwujud (tangible) ataupun yang tidak terwujud (intangible seperti ide, etos kerja, konsistensi, tepat janji dan sejenisnya). Dan sekali lagi uang hanya menjadi salah satu dari sekian banyak faktor-faktor input di dalam menciptakan organisasi yang produktif. Diluar kapital dan tenaga kerja ada juga teknologi, human capital(modal sosial, kekerabatan), dan faktor input lainnya.
Pos-Pos Sumber Strategis
Dalam merencanakan agenda-agenda yang mencerminkan produktifitas, hal pertama yang harus dilakukan oleh setiap organisasi adalah pemetaan pos-pos sumber strategis. Setidaknya ada 4 pos strategis.
Pertama, Dana Alokasi Kemahasiswaan (DAK). Sumber pertama yang biasanya menjadi salah satu sumber penting bagi organisasi menjalankan segala bentuk program kerjanya. DAK biasanya bersumber dari rektorat ataupun dekanat. DAK rektorat atau dekanat juga sebenarnya bersumber dari dana lain seperti hal yang mungkin seringkali tidak disadari adalah dana dari mahasiswa juga, sumber lainnya misalnya hibah diknas. Salah satu kelemahan menggunakan DAK adalah seringkali program-program yang sudah teragendakan melalui raker-raker selama berbulan-bulan harus ‘disesuaikan’ atau bahkan seringkali sengaja diperlambat penurunan DAK. Kadang, ketergantungan yang berlebihan terhadap dana DAK membuat organisasi tidak lagi progresif dan berani menentang ketidakberesan dari rektorat ataupun dekanat.
Kedua, Dana Alokasi Alumni (DAA). Alumni menjadi salah satu sumber dana penting lainnya. Alumni biasanya menjadi andalan ketika setiap penyelenggaraan program kekurangan dana atau defisit. Tidak ada yang salah sebenarnya berusaha mendapatkan dana dari pos DAA. Hanya saja proses dan cara berkomunikasi dengan alumni harus memiliki cara dan strategi tersendiri.
Ketiga, BUMO (Badan Usaha Milik Organisasi). Sumber dari BUMO tidak sebesar sumber dana dari rektorat atau dekanat karena secara umum, setiap organisasi belum, enggan dan tidak benar-benar mengoptimalkan potensi sumber dana dari BUMO. Jikapun sudah melihat dan mencoba menggali potensi sumber dana ini, masih perlu perbaikan managemen, aturan, eksekusi lapangan, dan marketing. Mungkin memang secara realistis pembelajaran mengejar sumber dana dari BUMO bukan agenda utama dari agenda organisasi mahasiswa disamping itu pemikiran bahwa organisasi mahasiswa bukan perusahaan. Sekiranya memang perlu dibahas lebih mendalam tentang potensi sumber dana ini. Coba bayangkan jika setiap organisasi memiliki unit bisnis yang sebagian dananya bisa digunakan untuk kelancaran roda organisasi. Tidak perlu membuat PT, cukup dibuat social enterprisedengan SOP dan the rules of the game yang setiap pengurus intinya perlu tandatangan di atas materai.
Keempat, Sponsorhip. Pos sumber ini yang seringkali menjadi andalan setiap organisasi untuk mendukung kelancaraan proses pelaksanaan agenda-agenda kerja organisasi. Sulit sekali membayangkan setiap harinya berapa proposal sponsorship yang masuk ke meja kepala humas bagian sponsorship dan csr (corporate social responsibility)? Mengoptimalkan dana ini kadang faktor hoki juga seringkali mempengaruhi untuk mendapatkan dana sponsor. Namun ada faktor lainnya yang menjadi poin utama mengoptimalkan untuk mendapatkan dana sponsor.
3 Langkah Strategis
3 langkah strategis ini bukan untuk menurunkan pos Dana Alokasi Kemahasiswaan (DAK) karena DAK akan turun dengan sendirinya hanya perlu mengajukan proposal ke rektorat atau rapat keluarga mahasiswa di fakultas. Tidak terlampau rumit dan setiap organisasi sudah terbiasa menggantungkan kepada pos anggaran ini. Lalu bagaimana dengan mobilisasi sumber strategis dana lainnya seperti DAA (Dana Alokasi Alumni) khususnya pos dana sponsorship. Sedangkan pengoptimalan sumber dana Badan Usaha Milik Organisasi (BUMO) akan dibahas ditulisan lainnya. Lalu langkah strategis apa yang harus dipersiapkan?
Pertama, rapat kerja. Sekarang saatnya agenda rapat kerja bukan lagi menjadi agenda basa-basi tanpa perencanaan dan tanpa agenda evaluasi organisasi tahun sebelumnya. Disinilah sebenarnya proses pembelajaran bagaimana mengevaluasi kepengurusan dan program kerja yang lalu dan mempersiapkan perencanaan untuk agenda mendatang. Belajar membaca LPJ, belajar mengevaluasi, belajar mengambil manfaat dan belajar membuang kemudharatan dari program sebelumnya. Setelah itu, perlu ada pengoptimalan rapat kerja agar tidak terkesan berbasa basi. Rapat kerja harus dilaksanakan dalam satuan waktu tertentu, yang pasti tidak cukup satu hari jika diperlukan waktu 1 bulan rapat kerja akan terasa ideal. Rapat kerja harus bisa menyusun agenda kerja selama satu tahun kepengurusan. Setiap ketua dan pengurus harian harus bisa menyusun agenda kerja satu tahun ke depan, minimalisir menyusun agenda di pertengahan tahun atau diakhir tahun. Kalaupun terpaksa yang terpenting agenda-agenda isidental tidak boleh mendominasi program-program kerja organisasi.
Ketiga, perbaikan database. Database yang harus diperbaiki minimal database alumni, lembaga mahasiswa, lembaga non mahasiswa (pusat kajian,media dan sejenisnya), dan sponsor. Ini masalah klasik yang belum bisa diperbaiki dari tahun ke tahun oleh kepengurusan organisasi mahasiwa. Setiap kepengurusan pasti pernah mendapatkan sponsor, lalu setelah berakhirnya agenda, maka seringkali tidak terdatabase dengan baik bukan? Jangankan sponsor, database pembicara misalnya, kepengurusan selanjutnya harus menanyakan contact person kepada kepengurusan sebelumnya. Hanya karena kepengurusan sebelumnya tidak memiliki database yang baik. Hari ini kita harus berpikir meninggalkan database yang baik buat kepengurusan organisasi mahasiswa selanjutnya. Jika butuh nomor kontak si x misalnya, tinggal buka computer maka disitu ada nama lengkap dan gelar, alamat dan nomor handphonenya. Jika butuh memasukan proposal sponsorship ke perusahaan x, maka dalam database sudah ada alamat kantor, alamat email dan nomor kontak jaringan internal perusahaan. Jika ingin mengundang organisasi mahasiswa lainnya, tinggal buka database disana ada alamat lengkap dan kontak organisasi. Semua akan terasa mudah dan tidak perlu membuang waktu hanya untuk sekedar bertanya kepada kepengurusan sebelumnya berapa nomor handphone si x dan perusahaan x.Terakhir kita harusnya berpikir, bahwa jaringan orang dan lembaga penting yang kita miliki saat ini karena organisasi yang membuat kita mendapatkan semuanya. Jadi kerelaan dalam perbaikan database orang-orang seperti ketua, humas dan eksternal di setiap organisasi menjadi orang yang paling bertanggungjawab untuk berpikir dan menyusun database yang baik, harus ada kerelaan untuk berbagi database (jangan dimanfaatkan sendiri) dan kerelaan ikut merawat jaringan yang ada.
☺☺☺ Semoga bermanfaat. ☺☺☺
